Как правильно написать запрос о предоставлении документов ?

Письмо-запрос

Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

  • прайс-листов,
  • документов,
  • сведений о товарах и услугах,
  • скидках и акциях,
  • сроках поставки или оплаты и другой информации.

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Кому адресовать

Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

  • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
  • Как оформить и отправить письмо-запрос

    Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

    1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
    2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

    Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

    Сроки ответа на письмо-запрос

    Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку.

    Письмо-запрос о предоставлении информации

    Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

    • разъяснение мотива письменного обращения;
    • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
    • суть обращения;
    • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
    • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
    • регистрация в качестве исходящей документации.

    ООО «Преодоление»
    Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
    Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
    Генеральному директору
    ООО «Настурция»
    А.Р. Леонтовичу

    25.10.2016 года, исх. № 78

    Об ассортименте и ценах на расходные материалы

    Уважаемая Анна Ростиславовна!

    Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

    Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

    Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

    С уважением,
    генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
    • дата, исходящий номер;
    • название запроса, отражающее характер просьбы;
    • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
    • суть просьбы;
    • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
    • завершение документа (подпись, печать).

    ООО «Персефона»
    г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
    Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
    ИНН 2192847361, КПП 50010007
    Директору АКБ «Финресурс»
    А.П. Реутову

    10.02.2016 года, исх. № 12

    Запрос на предоставление копий документов

    Уважаемый Анатолий Петрович!

    Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

    Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

    Письмо-запрос в налоговую

    Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

    • название;
    • ИНН;
    • адрес;
    • ФИО и подпись руководителя;
    • печать (если применяется организацией).

    Желательно использование фирменного бланка.

    ООО «Затура»
    г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
    Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
    ИНН 6173849076
    В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
    №1 по г. Москве

    Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

    Запрос о счетах должника

    По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

    • наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
    • номера расчетных счетов, открытых должником.

    К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

    Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

    Письмо-запрос в банк

    Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

    • правильное указание реквизитов автора письма;
    • ясное изложение проблемы;
    • по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
    • по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

    В АКБ «Мосбанк»
    123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
    от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
    проживающего по адресу:
    123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
    д. 90, кв. 213,
    тел. 222-66-88
    e-mail: lynch@mail.ru

    О реструктуризации задолженности

    12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

    Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

    С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

    В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

    Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

    О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

    15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

    Письмо-запрос акта сверки

    Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

    ООО «Млечный путь»
    116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2
    ИНН 098543905
    Тел. (495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19
    Начальнику Департамента Росприроднадзора
    по Восточному федеральному округу
    Станкевичу Артему Викторовичу

    13.05.2017 г., исх. № 156/59

    Запрос на предоставление акта сверки

    Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

    К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).

    Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов

    Письмо-запрос подтверждения информации

    В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).

    ОАО «Инвест-профи»
    167890, г. Москва, ул. Заводская, 89, оф.1
    ИНН 4536573895
    Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12
    В ООО «Иринарх»
    167030, г. Москва, пер. Лялин, 14

    15.05.2017 г., исх. № 15/1

    О подтверждении занятия должности заместителя начальника отдела статистики

    Просим подтвердить информацию о том, занимала ли Люстренко Людмила Александровна должность заместителя начальника отдела статистики в обществе с ограниченной ответственностью «Иринарх» с февраля 2016 года по март 2017 года.

    Начальник отдела кадров ООО «Инвест-профи» /Ковальчук/ В.Л.Ковальчук

    Образец документа: Письмо-запрос

    Содержание:

    Образец №1. Письмо-запрос о выдаче архивной справки.

    Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Иванова Наталья Ивановна должность заместителя главного бухгалтера в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ» с марта 2001 года по декабрь 2011 года.

    Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой.

    Генеральный директор А.А. Степанов

    Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.

    Уважаемый Глеб Романович!

    В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций:

    • Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2001.
    • Материалы 4-ой научной конференции (Псков, 12-16 февраля 2002 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2002.

    Все материалы просим предоставить ответственному редактору И.П.Ершову.

    Главный редактор С.С. Иванов

    Образец №3. Письмо-запрос о предоставлении прайс-листа и образцов материалов.

    Уважаемый Игорь Петрович!

    Наше предприятие заинтересовано в покупке электротехнической продукции вашего производства. Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых Вами товарах, в первую очередь, прайс-лист и образцы материалов. Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара.

    Все сведения (каталоги, прайс-листы, ссылки на сайты партнеров, а также информацию об условиях взаимодействия) прошу направлять на электронный адрес …….@mail.ru. Если возникнут вопросы, Вы сможете связаться с нами по тел. 1-111-111-11-11.

    Читайте также:  Можно ли написать ответное заявление о несоответствии фактов

    Директор ОАО «YY» Долгов Я.В.

    Образец №4. Письмо-запрос о предоставлении документов.

    Уважаемый Петр Иванович!

    Для заключения договора между ООО “ХХХ” и ООО “YYY” прошу предоставить следующий перечень документов:

    — приказ на генерального директора.

    Копии документов прошу направить по электронной почте, оригиналы документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

    Заместитель коммерческого директора И.И.Степнов

    Образец №5. Письмо-запрос коммерческого предложения.

    Уважаемый Петр Иванович!

    Прошу направить в наш адрес коммерческое предложение на поставку холодильного оборудования с указанием сроков поставки и условий оплаты.

    Заместитель коммерческого директора И.И.Степнов

    Другие примеры документов: шаблоны писем, приказов, регламентов, служебных записок и прочих документов можно найти в разделе «Образцы документов».

    Навигация по записям

    К записи “Образец документа: Письмо-запрос” 74 комментария

    Добрый день! Подскажите, как написать правильно письмо поставщику, который не предоставляет бухгалтерские документы (оригиналы с/ф, акты выполненных работ)

    Добрый день!
    Письмо можно подготовить с таким содержанием:
    Прошу предоставить подписанные первичные документы (счет-фактура и акт выполненных работ) в срок не позднее 01.12.19. В соответствии с договором № 15 от 23.07.19 заказчик обязан подписать и предоставить первичные документы исполнителю по адресу: __________.

    Здравствуйте. Как правильно составить письмо внутри организации, с просьбой предоставления информации о потребности (объем и сумма) в коммунальных услугах? Между разными структурами

    Как составить правильно письмо для поставщика, с просьбой выслать образцы товара для рекламы и предоставлении клиентам бесплатно, на пробу, для восстановления репутации на рынке, так-как ранее при реализации нами этого товара, товар был некачественный

    Добрый день, Яна!
    Письмо можно составить такое: В рамках нашего сотрудничества ранее вашей компанией были предоставлены некачественные образцы для рекламы. В целях восстановления репутации на рынке и вернуть доверие покупателей просим предоставить новые образцы вашей продукции для рекламы и предоставления бесплатных образцов клиентам.

    Здравствуйте, помогите пожалуйста написать письмо-запрос в службу безопасности о выдачи ключа от кабинета.

    Мария, добрый день.
    Если нужно обратиться в службу безопасности компании в которой вы работаете, то лучше написать служебную записку.

    Добрый день! Помогите, пожалуйста, правильно составить письмо поставщику с просьбой вовремя присылать документы по отгрузке.

    Добрый день, Елена.
    Письмо можно составить такое:
    «В соответствии с договорными обязательствами просим Вас обеспечить отправку в наш адрес первичной документации в день отгрузки товара. В случае отсутствия документации при приемке, товар не будет принят на склад.»

    Здравствуйте подскажите пожалуйста мне как составить правиольно заявку на оформление декларации пожарной безопасности,чтобы получить коммерческое предложение.

    Здравствуйте, Марья!
    Письмо можно составить такое:
    Прошу предоставить коммерческое предложение на оказание услуг по разработке декларации пожарной безопасности.

    Добрый день,
    подскажите как составить письмо-запрос в организацию, которая оказывает услуги по предварительному обследованию документооборота организации и консультационные услуги по внедрению и совершенствованию СЭД в компании

    Светлана, добрый день.
    Письмо можно составить в таком формате:
    Наша организация планирует автоматизацию документооборота компании. В рамках подготовки к автоматизации необходимо провести обследование документооборота, а также получить консультацию в части совершенствования процесса.
    Просим вас предоставить коммерческое предложение на оказания услуг по обследованию и консалтингу.

    Добрый день,
    помогите составить письмо-запрос в организацию, оказывающую услуги по предварительному обследованию документооборота и консультационные услуги по внедрению СЭД в компании.

    Добрый день! Помогите составить письмо-запрос в Товарищество собственников на предоставление проектной документации коммуникаций и поэтажного плана здания. Заранее спасибо!

    Добрый день, Анна.
    Письмо можно составить такое:
    Прошу предоставить копию проектной документации коммуникаций и поэтажного плана здания.

    В письме нужно указать свои контактные данные (адрес регистрации или электронный адрес).

    Здравствуйте! Помогите составить письмо -запрос о пучение реквизитов компании и действующих лиц, для первичной документации и заключения договоров.

    Здравствуйте, Анна.
    Письмо можно составить такое:
    В рамках заключения договора между нашими компаниями, просим предоставить банковские реквизиты и данные подписантов договора и бухгалтерской документации.

    Здравствуйте, Помогите составить письмо запрос закупки технологического оборудования, предоставления цен на конкретные выбранные виды и их улучшенные аналоги,условия поставки, сроки поставки, условия сборки и монтажа, предоставления технических паспортов, руководства по эксплуатации.

    Здравствуйте, Марина.
    Письмо можно составить таким образом:
    «Наша компания заинтересована в закупке технологического оборудования. Просим предоставить прайс-лист на следующие позиции и их аналоги:
    1)….
    2)…

    Также просим предоставить информацию об условиях и сроках поставки, условиях сборки и монтажа, предоставления технических паспортов, руководства по эксплуатации.

    Составить запрос юридическому лицу о получении материалов ,необходимых для реализации

    Добрый день! Подскажите, как написать правильно письмо поставщику, который не предоставляет бухгалтерские документы (оригиналы с/ф, акты выполненных работ)

    Здравствуйте! Помогите пожалуйста составить письмо — запрос на составление договора об импорте ( в страну заказчика) текстильной продукции ( а конкретно ткань) И письмо ответ к этому запросу . Договор составленный имеется уже , просто письмо необходимо

    Доброе утро!
    Помогите как правильно написать письмо поставщику о сотрудничестве с интернет магазином!
    прайс-лист на продукцию!условия и сроки поставки.

    Здравствуйте!
    Письмо можно написать такое:
    В настоящий момент мы рассматриваем новые направления (или расширяем ассортимент) и ищем новых поставщиков в наш интернет-магазин.
    Наш интернет-магазин цветочки.ру существует с 1917 года. Мы специализируемся на цветочках. (дальше описываете все достоинства вашего магазина).
    Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в рамках поставки горшков для цветов.
    Просим предоставить прайс-лист на продукцию, а также информацию об условиях и сроках поставки.
    С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество,
    Генеральный директор ООО «Цветочки»
    Иванова И.И.

    Подскажите пожалуйста, как правильно составить письмо о о запросе прайс листа, условий сотрудничества и возможности стать эксклюзивными дистрибьюторами в России?

    Рассылка будет для Японских компаний не имеющих дистрибьюторов в России, недавно участвующих на Российской выставке.

    Добрый день, Любовь.
    Письмо можно составить примерно такое:
    Уважаемый г-н ….!
    Мы рады были познакомиться с вашей компанией на выставке «Россия-2017». В рамках расширения сотрудничества с иностранными партнерами предлагаем вам рассмотреть возможность заключения договора дистрибуции с эксклюзивными правами. Наша компания занимается оптовой продажей электротоваров на территории России с 2002 года. Центральный офис находится в г.Санкт-Петербург. Более подробно ознакомиться с нашей компанией можно на сайте: electro.ru
    Если вам интересно наше предложение, сообщите, пожалуйста, ваши условия сотрудничества.

    С уважением,
    И.И.Иванов
    Генеральный директор ООО «Солнышко»

    Добрый день! Мне нужно собрать коммерческие предложения для дальнейшего проведения аукциона. Скажите, пожалуйста, в запросе можно указывать марку товара или только технические характеристики?

    Евгения, добрый день.
    Тендеры и аукционы бывают разные, соответственно и требования тоже разные. Насколько мне известно, для государственных заказчиков нельзя указывать конкретную марку товара. Если вы все таки указываете, то лучше добавить фразу «или аналог».

    Как составить письмо — запрос с просьбой выслать прайс лист на продукции для ресторана?

    Карина, добрый день.
    Запрос можно написать такой:
    Прошу предоставить прайс-лист на вашу продукцию. Также прошу указать условия и сроки поставки.

    Как написать запрос от имени работодателя в инспекцию труда о разъяснении любого спорного положения трудового законодательства, какая применяется статья закона, на основании которой подается запрос.

    Добрый день, Татьяна.
    Запрос можно составить такой:
    Прошу разъяснить положение трудового законодательства …. (указываете какое именно) в рамках производственной ситуации: … (объясняете что у вас случилось).

    Какую применить статью — вам лучше уточнить у вашего юриста, сайт не предоставляет юридических консультаций.

    Добрый вечер. Помогите пожалуйста составить письмо запрос в аудиторскую компанию на проведение аудита ( коммерческое предложение) проверка нескольких компаний и их дочерних предприятий. Спасибо

    Добрый день!
    Рекомендую в письме указать точное количество компаний и вид аудита. Письмо можно написать такое:
    Просим предоставить коммерческое предложение на услуги проведения аудиторской проверки 3 компаний и 5 дочерних предприятий.

    Здравствуйте!
    Помогите, пожалуйста, написать письмо-запрос в адрес фирмы с просьбой сообщить могут ли они дать предложение на поставку шоколада, указав крайнюю цену ,а также указать кол-во коробок необходимых для экспортной упаковки шоколада ,их размеры и вес и условия для поставки и если есть возможность стать эксклюзивными поставщиками.

    Добрый день, Дмитрий!
    Запрос можно составить таким образом:

    В настоящее время наша компания ищет постоянного поставщика шоколада. Предлагаем Вам рассмотреть возможность сотрудничества в рамках поставки шоколада для нашей организации. Просим предоставить коммерческое предложение и указать следующую информацию:
    — цена продукции (с учетом всех скидок);
    — кол-во коробок, необходимых для экспортной упаковки шоколада;
    — размеры и вес упаковки;
    — условия поставки.
    Также просим рассмотреть возможность стать нашим эксклюзивным поставщиком.

    Здравствуйте! Помогите пожалуйста составить запрос, для отправки в европейские школы конного спорта.
    Организация спортивного лагеря по верховой езде в Европе
    Даты: 01.06.2017(± неделя)
    Продолжительность: 4-6 недель.
    Спорт: Верховая езда (конкур)
    Цель: Повысить профессиональный уровень в конкуре.
    Учебная программа:
    • Организация ежедневного тренировочного процесса на спортивной конюшне с тренером, имеющим соревновательный опыт.
    • Принятие участия в 3-5 соревнованиях по конкуру. 4 участника 12-14-16-28 лет
    • Повышение имеющегося профессионального уровня (12-14-16 лет – 100-120сп. 28 лет – 130сп.) на 10-20сп.
    Проживание: Апартаменты с кухней
    Примечание: Имеется свой транспорт и 4 лошади,
    Возможность объединить тренировочный процесс с горнолыжным спортом.
    Дополнительно только проживание 2-4 комнаты.

    Добрый день, Юлия.
    Текст запроса можно составить примерно такой:

    Наша организация в настоящее время рассматривает предложения на организацию спортивного лагеря по верховой езде в Европе. Просим предоставить коммерческое предложение с учетом наших пожеланий, указанных в приложении к настоящему письму. В коммерческом предложении также просим указать порядок заключения договора и оплаты.

    Юлия, в приложении укажите все вышеперечисленные вами условия.

    Здравтсвуйте!
    Возможно и оформить его таким образом?
    Мы группа из 4 спортсменов (12, 14,16, 28 лет) и тренера ищем конно-спортивный комплекс с квалифицированым тренером, для улучшения профессионального уровня в конкуре. Уровень подготовки :12, 14, 16 лет ‒ 100-120 см, 28 лет – 120-130 см. Необходимо: ежедневные тренировки, улучшение техники и повышение уровня всадника на10-20 см ,по окончанию обучения принятие участия в 3-5 соревнованиях., Возможность проживания в апартаментах с кухней на территории комплекса. Продолжительность обучения 4-6 недель с июня месяца. Лошади и транспорт свои.

    Добрый день, Юлия!
    Да, такой вариант тоже возможен. Только добавьте в конце запрос, чего вы хотите получить в ответ на ваше письмо.
    Например:
    Просим предоставить коммерческое предложение…
    или:
    Просим связаться с нами для обсуждения деталей сотрудничества по указанным контактам….
    или:
    Просим сообщить, возможно ли сотрудничество с вашей организацией…

    Как составить письмо с запросом о предоставлении документов: пошаговая инструкция и образец

    Запрос о предоставлении документов представляет собой разновидность делового письма, которое активно используется в официальной корреспонденции.

    При его написании важно чтобы были соблюдены правила деловой переписки, а текст не содержал грамматических ошибок.

    В рамках настоящей статьи раскрыт порядок составления письма-запроса, а также подготовки ответа на него.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

    В каких случаях пишется?

    Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

    1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
    2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
    3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
    4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
    5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

    Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

    Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.

    Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

    1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
    2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
    3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

    Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

    Читайте также:  Как остановить вымогательства коллекторов?

    Что должно входить в содержание?

    В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

    1. «Шапку» письма.
    2. Регистрационный номер и дату составления.
    3. Обращение к адресату по имени и отчеству.
    4. «Тело» документа.
    5. Подпись и печать.

    Как составить — пошаговая инструкция

    Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

      Необходимо составить «шапку» документу.

    Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

    К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

    • его полное наименование;
    • адрес;
    • контактный телефон.

    Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).

  • По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа. Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) ……. ».
  • Написание основного содержания письма. В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.

    В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки.
    Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.

    Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

    Как оформить ответ?

    Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

    Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

    1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
    2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
    3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
    4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

    В случае положительного ответа:

    • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
    • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
    • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

    При отрицательном ответе указывается:

    • ссылка на ранее полученный запрос;
    • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
    • констатация отказа.
  • Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.
  • Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.
    • Скачать бланк письма ответа на запрос о предоставлении документов
    • Скачать образец положительного ответа на запрос о предоставлении документов
    • Скачать образец отрицательного ответа на запрос о предоставлении документов

    Вариант положительного ответа

    ООО «Акварель» Генеральному директору

    г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

    тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

    ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

    На № 01-11/323 от 25.11.16

    Уважаемый Игорь Иванович!

    В ответ на Ваш запрос от 25 ноября 2016 года № 01-11/323 о представлении прейскуранта на новую линию декоративной косметики, направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).

    Приложение на __8__ л.

    Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.

    Вариант отказа контрагенту

    ООО «Виктория» Генеральному директору

    г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»

    тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.

    ОКПО 245637, ОГРН 112734748595

    На № 01-20/21 от 15.09.17

    Уважаемый Степан Игоревич!

    В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.

    Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.

    В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !

    Как правильно написать запрос о предоставлении информации? Предоставляем образец документа

    Всем нам время от времени приходится вести деловую переписку. И речь идет не только о профессиональной деятельности.

    Грамотно сформулировать вопросы к своей управляющей или страховой компании, администрации города – навык, который пригодится практически любому человеку.

    В этой статье рассмотрим основные вопросы, которые возникают при составлении запроса на предоставление информации. А также подскажем, как правильно составить такой документ и покажем примерный образец запроса.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

    Основные вопросы

    Как лаконично и с соблюдением правил делового этикета составить запрос на предоставление информации? Когда вам вправе отказать в раскрытии сведений? Как обжаловать отказ в предоставлении информации?

    Как правильно написать?

    Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:

      В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.

    Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.
    В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».

    Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.

    Закон об обеспечении доступа к сведениям

    Гражданин имеет право обратиться как с письменным запросом, так и устным или по электронной почте.

    С запросами о предоставлении информации вправе обращаться граждане, юридические лица, объединения граждан, например, некоммерческие организации, а также средства массовой информации.

    Письменный запрос регистрируют в течение трех дней, устный – в день обращения. Если адресат установит, что запрашиваемая информация вне его компетенции, он в течение семи дней с момента получения запроса обязан дать аргументированный ответ (ч. 7 с.18 ФЗ «Об обеспечении доступа к информации»).

    Ответ по существу направляют в течение тридцати дней с момента регистрации обращения. Если подготовка требует большего времени, допустимо продление срока до сорока пяти дней. Но с обязательным уведомлением об этом гражданина в течение семи дней с момента получения запроса (ч.6 ст. 18).

    В предоставлении информации могут отказать в следующих случаях:

    • Если она уже была опубликована в СМИ или сети Интернет.
    • Запрашиваемая информация относится к категории ограниченного доступа.
    • Вам ранее уже давали ответ на данный вопрос.
    • В запросе просят дать правовую оценку действий государственного или муниципального органа или провести какую-то другую аналитическую работу.

    При возникновении таких ситуаций можно обратиться к вышестоящему руководству организации. Если и это не помогло, составляется обращение в прокуратуру.

    Пример

    Допустим, вы стали жертвой агрессивной маркетинговой кампании, при которой вам звонят на личный номер мобильного телефона и навязывают какую-либо услугу, например, приглашают пройти медицинское обследование.

    Образец обращения в Роскомнадзор:

    В управление Роскомнадзора по N-ской области, Петрову Петру Петровичу

    От Иванова Ивана Ивановича, N-ская область, город N, улица Ленина, д. 5, кв. 3.

    Уважаемый Петр Петрович!

    Сообщаю вам о звонках на личный мобильный телефон представителями компании «Медицинские услуги». В ходе этих звонков меня настойчиво склоняли пройти медицинское обследование в данной клинике. Прошу ответить на следующие вопросы:

    1. Правомерно ли осуществлять звонки на личные мобильные номера граждан без их письменного согласия на обработку персональных данных, в частности, номера телефона, и без их согласия на предоставление такого рода рекламы?
    2. Правомерны ли действия сотрудников ООО «Медицинские услуги», которые во время звонков по мобильным телефонам граждан с предложением медицинских услуг не предупреждают людей о наличии возможных противопоказаний?
    3. Имеют ли право сотрудники компании, не имеющей лицензии на ведение кредитно-финансовой деятельности, заключать с гражданами кредитные договоры, чтобы те могли оплатить услуги этой компании?

    С уважением, Иванов Иван Иванович.

    Куда и каким образом обращаться?

    Обращаться можно письменно, устно или отправив письмо по электронной почте, разберем детали.

    • Наиболее удобен третий путь. Ответ на запрос придет сразу на два адреса – вашей электронной почты, а затем в письменном виде почтой России.
    • При устном обращении требуйте принять телефонограмму и записывайте должность и фамилию того, кто с вами разговаривал.
    • Письменный запрос лучше отправлять заказным письмом.

    Право на получение информации — одно из основных, гарантированных Конституцией. Не бойтесь отстаивать его и требовать ответа.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Образец письма-запроса о предоставлении документов

    Деятельность любого предприятия выстраивается на основании информации. Получение ее происходит разными путями. В ряде случаев у субъекта возникает необходимость составить запрос на предоставление документов (образцы прилагаются в тексте). При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

    Необходимость составления запроса

    У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

    • Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
    • Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
    • Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

    Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:

    • Законодательные акты.
    • Судебные решения.
    • Заключенные ранее договора.

    Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

    Правила составления

    Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

    1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
    2. Дату и место его составление.
    3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
    4. Наименование документа.
    5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
    6. Основную суть запроса.
    7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

    «Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

    В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

    Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

    В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

    • Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
    • Электронное письмо на e-mail.
    • Факсимильное сообщение.
    • Письмо с курьерской доставкой.

    Разновидности запросов

    Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:

    • Цели отправления.
    • Типа отправителя.
    • Типа адресата.

    Рассмотрим наиболее распространенные группы.

    Запрос о предоставлении информации

    Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:

    • Стоимости товаров и услуг.
    • Технических характеристик предлагаемой продукции.
    • Условий участия в мероприятиях и пр.

    В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.

    Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

    Запрос о подтверждении информации

    Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.

    Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.

    Запрос о предоставлении документов

    Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

    Запрос в Налоговую Инспекцию

    Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие. Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС. Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.

    Запрос в банк

    Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.

    Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.

    Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.

    Заключение

    Единой формы запросов о предоставлении информации не существует. Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета.

    Как правильно написать письмо-запрос

    Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

    Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

    В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

    Как оформить и отправить письмо-запрос

    Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

    1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
    2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

    Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

    Запрос о предоставлении документов

    Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

    Запрос в банк

    Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.

    Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

    Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

    Сроки ответа

    Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

    Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

    В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

    Образец письма-запроса о предоставлении информации

    «Уважаемый Пётр Владимирович!

    Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

    Образец письма-запроса о разъяснении

    «Уважаемый Александр Петрович!

    В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

    Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа.

    Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.

    А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

    Какую информацию можно предоставить по запросу

    Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные. Компания может направить письмо о предоставлении информации в государственные органы и получить, например:

    • сведения из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРБЛ);
    • информацию о дисквалифицированных по решению суда лицах;
    • сведения о владельцах объектов недвижимости, в том числе земельных участках и строениях;
    • сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности и пр.

    В случае общения с партнерами , контрагентами и иными коммерческими структурами, компания может запросить и получить информацию:

    • об ассортименте и стоимости выпускаемых или поставляемых продукции и услуг;
    • о технических характеристиках продукции, ее наличии;
    • способах и сроках доставки товаров и продукции.

    Кроме того, письмо о предоставлении информации может содержать просьбу о направлении в адрес предприятия каких-либо документов или их заверенных копий, а также, например, образцов продукции.

    Образец письма-запроса о предоставлении информации

    «Уважаемый Пётр Владимирович!

    Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

    Какие бумаги затребовать в письме

    Решить вопрос, какие документы попросить у поставщика, чтобы в случае чего отбиться от всяких претензий налоговиков, помогут разъяснения тех же чиновников. Мы собрали по этой теме все недавние письма ФНС и Минфина России и теперь дадим вам готовый перечень.

    Документы о правовом статусе компании

    Прежде всего запросите у поставщика свидетельство о государственной регистрации (1) и о постановке на налоговый учет (2). А также учредительные документы (3) (письмо ФНС России от 11 февраля 2010 г. № 3-7-07/84). Достаточно копий, заверенных подписью руководителя поставщика и печатью.

    Бумаги, которые удостоверяют полномочия сотрудников контрагента

    Чтобы договор имел силу, нужно убедиться, что этот документ подпишет директор. Или же сотрудник, у которого есть доверенность на совершение подобных сделок.

    Успеть в апреле выписать «Главбух» по старой цене и сэкономить
    984 р.

    Полномочия директора подтвердит протокол собрания учредителей (5). А если вы заключаете сделку с руководителем филиала компании, то доверенность. Вот один из этих документов и запросите у поставщика. Плюс ко всему желательно еще получить копию паспорта руководителя (6). Сделать это рекомендуют представители ФНС России в письме от 17 октября 2012 г. № АС-4-2/17710.

    Еще важно выяснить, кто вправе подписывать счета-фактуры и первичные документы. Ведь обычно этим занимаются не директор и главбух, а уполномоченные сотрудники. Например, те, которые отпускают товар.

    Поэтому попросите у поставщика копию приказа или доверенности на право работников заверять счета-фактуры и товарные накладные (7).

    Было бы замечательно, если на этом документе приведут образец подписи сотрудника.

    В отношении доверенности убедитесь, что она правильно составлена. Проверьте, есть ли на этом документе подпись директора и печать компании. Также обязательна дата выдачи доверенности. Разумеется, доверенность должна быть не просрочена. Если срок действия не указан, то он составляет год со дня выдачи. Это указано в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

    Ну и главное — из доверенности или приказа должно четко следовать, что сотрудник вправе подписывать счета-фактуры и первичные документы.

    Письмо-запрос

    Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.

    • Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.
    • В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом. Это приведет к тому, что проблема не будет решена.

    Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки. В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов. Деловые письма могут отличаться по своей форме.

    Для правильного составления потребуется выяснить отличия их друг от друга. В этом случае послание будет оформлено должным образом, а отправитель не будет выглядеть глупым.

    В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.

    Письмо-запрос о предоставлении документов образец бланк

    Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

    Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

    Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

    • «на основании наших предварительных договорённостей»;
    • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
    • «в соответствии с заключенным договором»;
    • «для заключения договора».

    Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства.

    Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…».

    Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

    Образец письма запроса о предоставлении документов

    Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону. Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет.

    В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.

    Письмо о предоставлении информации или письмо-запрос — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям.

    Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры.
    Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.

    Скачать пример письма-запроса акта сверки .doc ООО «Млечный путь»116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2ИНН 098543905Тел.

    (495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19Начальнику Департамента Росприроднадзорапо Восточному федеральному округуСтанкевичу Артему Викторовичу 13.05.2017 г., исх.

    № 156/59 Запрос на предоставление акта сверки Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду. К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).

    Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов Письмо-запрос подтверждения информации В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).

    Ссылка на основную публикацию